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Ville de Brignais










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Assistant(e) administratif(ve) / Accueil et admnistration

La Ville de Brignais, commune de 11 555 habitants située à une dizaine de kilomètres au Sud-Ouest de Lyon recrute dans le cadre d'une mutation un(e) assistant(e) administratif(ve) pour son service cohésion sociale et emploi à temps non complet 21h, dès Octobre 2018.



Mission principale de l'emploi :
Accueil et assistance administrative du service emploi.

Missions et activités :

Accueil de la plateforme emploi et cohésion sociale
- Accueil physique du public lors des jours d'ouverture du service emploi
- Appui technique des usagers dans l'espace central (impressions / recherches / mise en forme)
- Mise à jour informatique de l'espace central (suppression des informations personnelles et sites consultés)
- Gestion de l'affichage et de la documentation mise à disposition (espace central et présentoirs)
- Gestion du standard téléphonique

Gestion de la plateforme
- Traitement du courrier
- Gestion du planning de réservation des bureaux et salles de réunion
- Diffusion d'informations (permanence / fermeture de la structure / informations partenaires)
- Gestion des interventions techniques
- Gestion des fournitures administratives (commandes internes)
- Traitement des bons de commandes
- Gestion des ouvertures de la plateforme

Appui informatique aux usager
- Appui individuel pour la création ou mise à jour de documents (CV, lettre de motivation), utilisation d'internet, télé candidature ...

Assistance du responsable de service
- Organisation de rendez-vous ou réunions internes
- Réunions de service (réunions d'équipe / réunions partenaires plateforme); interservices de la Ville (GT Com) avec selon l'instance : participation - préparation ordre du jour - compte rendu
- Gestion de l'agenda de la responsable de service et de plannings (ouverture au public, congés ...)
- Mise en forme de documents
- Création d'outils de travail (tableau / bases de données)
- Veille et alerte sur dossiers et échéances
- Classement et archivage

Niveau de responsabilité :
Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service plateforme emploi

Relations de travail :
- Relations avec les différents services de la mairie
- Relations avec les élus en charge de la thématique emploi
- Relations avec les partenaires extérieurs (associations, MDR, Opac du Rhône, AJD, Préfecture...)
- Relations avec les administrés
- Relations avec l'équipe emploi et politique de la Ville et les partenaires de la Plateforme emploi

Autonomie et responsabilité
- Autonome dans l'organisation du travail
- Autonome dans la gestion logistique de la Plateforme
- Reporting auprès du responsable de service

Compétences requises :
- Techniques de secrétariat, maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, messagerie Outlook)
- Maîtrise des techniques d'organisation et de classement
- Capacité d'accueillir du public difficile, capacité d'adaptation et notions de gestion des situations conflictuelles
- Bonne expression écrite et orale et capacité à travailler en équipe
- Sens de l'organisation et gestion des priorités et des urgences
- Rigueur, discrétion, ponctualité, dynamisme
- Capacité et travail en autonomie
- Reporting

Conditions d'exercice
- Travail en bureaux dans les locaux de la Plateforme
- Mise à disposition de moyens bureautiques et informatiques
- Polyvalence pour assurer le bon fonctionnement du service public


Rémunération :
- Statutaire + régime indemnitaire
- Avantages sociaux

Nous vous remercions d’adresser votre candidature (C.V. et lettre de motivation) à l’attention de Monsieur le Maire :
Par courrier : 28, rue du Général de Gaulle – 69530 BRIGNAIS
Par courriel : recrutement@mairie-brignais.fr